Kuulin taannoin eräältä yritysjohtajakollegaltani tarinan hänen yrityksestään. Yrityksen myyntijohtaja oli kesken kiivaimman myyntikauden ajanut työmatkalla kolarin ja kuollut. Kolarissa oli hävinnyt paljon tietotaitoa ja asiakaskontakteja, mutta myös johtajan tietokoneessa olleet tiedot asiakkaiden seuraavan sesongin tilauksista. Inhimillisen kärsimyksen lisäksi seurauksena oli tilanne, jonka osittainenkin paikkaaminen vaati yrityksen toimitusjohtajalta ja hänen lähimmiltään viikkojen ympärivuorokautisia työpäiviä.
Kaikki yritysten henkilöstöriskien toteutumiset eivät ole yhtä dramaattisia kuin tuo edellä kerrottu avainhenkilön menettäminen. Tiedätkö esimerkiksi, onko Sinun yrityksessäsi sairauspoissaolot korkeampia vai matalampia kuin toimialallasi keskimäärin? Entä tiedätkö, mistä ero toimialan keskiarvoon johtuu? Jos yrityksessäsi on prosenttiyksikön korkeampi poissaoloprosentti kuin kilpailijoilla, tarkoittaa se sadan hengen yrityksessä sitä, että verrattuna kilpailijoihin maksat joka ainoa vuoden päivä turhaan yhden henkilön palkan.
Henkilöstöriskien hallinta on osa yrityksen kokonaisvaltaista riskienhallintaa. Sen merkitys on kasvamassa johtuen toisaalta ikäluokkien pienenemisestä ja siitä seuraavasta työvoiman vähenemisestä Suomessa ja toisaalta henkilövaltaisten alojen kasvusta valmistavan teollisuuden kustannuksella.
Riskien kartoitus säästää
Henkilöstöriskien kartoittamisen ja avainhenkilöiden tunnistamisen ensisijainen tehtävä on varmistaa, että yrityksen henkilöstö on optimaalisesti yrityksen käytössä. Kun henkilöstöriskit on hyvin hallinnassa, yritys pystyy tunnistamaan ajoissa tuottavuutta ja toiminnan sujuvuutta uhkaavat tekijät: osataan tunnistaa työkyvyn heikkeneminen, uhkaavat eläköitymiset, osataan varautua ajoissa tulevaisuuden resurssien muutostarpeisiin, osataan tunnistaa vaaran paikat työssä, ennen kuin sattuu vakava onnettomuus jne. Mitä aikaisemmin uhat tunnistetaan ja niihin puututaan, sitä pienemmillä kustannuksilla selvitään.
Henkilöstöriskien kartoittaminen alkaa olemassa olevan tiedon kokoamisella. Tietoa on usein hajallaan työterveyshuollossa, työsuojeluorganisaatiossa ja henkilöstöosastolla. Myös vakuutusyhtiöillä on paljon tietoa yrityksestä ja muista samalla toimialalla toimivista yrityksistä. Kun kaikki tieto on saatu kootuksi yhteen, aletaan tiedon perusteella tunnistaa riskejä sekä arvioida niiden todennäköisyyttä ja vaikuttavuutta. Tässä vaiheessa on tärkeää saada mukaan koko yrityksen johtoryhmä, sillä käsitys riskeistä ja niiden vaikuttavuudesta voi olla hyvin erilainen riippuen siitä, mistä katsantokannasta sitä tarkastelee.
Kun katsotaan riskien vaikuttavuutta yrityksen näkökulmasta, tulee näkökulman ensisijaisesti olla se taloudellinen menetys, joka kyseisen riskin toteutumisesta aiheutuu. Jos jokin avainhenkilö lähtee yrityksestä, niin lähteekö hänen mukanaan joitain keskeisiä asiakkaita? Paljonko tällöin menetetään liikevaihtoa ja katetta? Jos joku asiakasprojektin kannalta keskeinen henkilö joutuu kuukauden sairaslomalle, onko riskinä, että projekti myöhästyy ja yritys joutuu maksamaan myöhästymissakkoja? Entä menetetäänkö eläkkeelle jäävien työntekijöiden mukana yritykselle arvokasta tietotaitoa ja kauanko sen uudelleen hankkiminen kestää ja mitä se maksaa yritykselle? Onko yrityksessä henkilöitä, joilla on toistuvia ja pitkittyneitä sairaslomia? Mitä yritykselle maksaa, jos joku näistä sairaslomista muuttuu pysyväksi työkyvyttömyydeksi?
Riskien arviointi osaksi vuosisuunnittelua
Systemaattisella kartoituksella pystytään arvioimaan, paljonko yrityksen kannattaa panostaa henkilöstöriskien hallinnan toimenpiteisiin. Samalla syntyy myös toimenpiteiden tärkeysjärjestys. Työkyvyn ylläpitotoimenpiteet eivät olekaan enää kertaluonteisia irrallisia toimenpiteitä, vaan osa järjestelmällistä ja suunnitelmallista prosessia.
Kun arviointityö on kerran tehty, niin se tulee ottaa osaksi yrityksen jokavuotista suunnitteluprosessia. Toinen arviointikierros on jo ensimmäistä paljon helpompi. Silloin voidaan myös arvioida tehtyjen toimenpiteiden vaikuttavuutta ja tehdä korjauksia seuraavan vuoden suunnitelmiin.
Riskien tunnistaminen ja arviointi voidaan tehdä yrityksen omin voimin, mutta usein yrityksen ulkopuolinen asiantuntija auttaa havaitsemaan asioita uudella tavalla ja hänellä on myös näkemystä siitä, minkälaisia riskejä kyseisen toimialan yrityksissä yleensä on.
Me Tapiolassa olemme riskienhallinnan ammattilaisia ja autamme mielellämme asiakkaitamme henkilöstöriskien kartoittamisessa.
Juha-Pekka Halmeenmäki
Kirjoittaja on Tapiolan henkivakuutusyhtiöiden toimitusjohtaja.
Tiedotuspalvelut/Reijo Härkönen